دست اندرکاران مالی سازمان‌ها مکلفند در فاصله زمان‌های متنوع تفسیرهای مالی و حسابداری را به صورت دقیق برای ذی‌صلاحان گوناگون فراهم کنند. به جهت آنکه محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه می‌شود، از این رو بیشتر اوقات ابزارهای بیشماری برای کمک به مسولان بکار می‌رود که شاخص‌ترین آنها نرمافزارهای حسابداری هستند.
بحث در رابطه با استفاده از نرم‌افزار حسابداری سال‌ها است که به موضوع بخش مالی سازمان‌ها وارد شده است. ولی گسترده شدن فعالیت مشاغل منجر به آن شده تا روز به روز احتیاجات جدیدی برای مدیران مالی بروز نماید. احتیاج‌هایی که جوابگویی به آنها گاها بدون استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزاری عملا غیرممکن است.
قبل از هر چیز جهت بکار بستن راه‌حل‌های نرم‌افزاری حسابداری مناسب است که بدانیم اصولا قصد از بکارگیری نرم‌افزار حسابداری برای چیست؛ چه نوع‌هایی دارد؟ مزیت و استفاده‌های آن چیست؟ این نوشتار را همراهی کنید تا پاسخ این سوالات را بدهیم. پاسخ به این سوالات مسولان را کمک می‌کند تا با دید مناسب‌تری برای خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنند.
نرم افزار یا اپلیکشین حسابداری چی هست و کاربردهای آن چیست؟
کسب‌وکارهای متنوع از دیرباز تا به‌حال برای رخدادهای مالی خود از افزارهای گسترده‌ای استفاده کرده‌اند. اجرایی شدن قانون‌های حسابداری و مالیاتی متنوع به همراه افزایش یافتن گستره عمل کسب‌وکارها؛ منجر به آن شد تا آنها از افزارهای دقیق‌تر از جمله انواع نرمافزارهای مالی استفاده نمایند.
برنامه کامپیوتری حسابداری یا مالی یک راه‌حل نظام‌مند است که به واسطه مفاهیم متنوع حسابداری پیکربندی شده و به عنوان دستیار مالی در خدمت حسابداری و مسولان مالی قرار می‌گیرد. نرم‌افزار مالی یا حسابداری رخدادهای گوناگون فعالیت مالی را دریافت می‌کند سپس بر روی آنها برحسب نیاز پردازش‌های مورد نظر را اجرا می‌کند و خروجی‌های خواسته شده توسط ارگان و مسولان را به صورت گزارش‌های مالی متنوع نمایش میدهد.
نرم‌ابزار حسابداری بنابه موضوع‌های متنوع حسابداری و یا اداری مالی به گونه‌های بسیاری بعنوان مثال حقوق و دستمزد، انواع حساب‌های معین، حساب‌های تراز و سایر بسته‌های متنوع اداری و مالی تفکیک می‌شود که هر کدام وظایف خود را انجام می‌دهند. با بکار بردن این افزارها احتیاج به ثبت حساب‌ها به صورت سنتی و دستی نیست که این موضوع از مهم‌ترین وظایف نرم‌افزار حسابداری است.
نرمافزارهای حسابداری و اداری مالی گونه‌های متنوعی دارند که بنابه چهارچوب و خصیصه‌های مشاغل مختلف و احتیاج‌های آنها تنظیم شده‌اند. ثبت و بایگانی عملیات‌ها، پردازش رخدادهای مالی، گزارش‌گیری و نظام‌مند کردن پروسه‌های مالی از عملکرد‌های اصلی گونه‌های مختلف نرمافزارهای حسابداری است.
کاربرد و مزیت‌های نرم افزارهای مالی و اداری وحسابداری کدامند؟
در حال حاضر بکاربردن راه‌حل‌های نرم‌افزاری حسابداری تنها یک گزینه نیست. بلکه استفاده از آن یک الزام است. این چالش هم به واسطه اجبار ارگان‌های ناظر است و هم به علت نیازهای روز افزونی است که بخش‌های حسابداری ارگان‌ها با آنها روبه‌رو می‌شوند. به هرحال، اصلی‌ترین کارکرد و مزیت‌های نرم‌افزار حسابداری در سازمان‌ها را می توان در موارد ذیل بیان کرد:
ضرورت‌های سازمان‌های ناظر
از بارزترین علل استفاده از نرمافزارهای مالی الزام نهادهای ناظر متعدد به عنوان مثال نهاد امور مالیاتی، وزارتهای مطبوع، سازمان بیمه و سایر ارگان‌ها است که به طور معمول هر چند وقت یکبار پیکربندی نرمافزارهای مورد نظر خود را اعلام می‌کنند.
از سوی دیگر، رویه رو به رشد فناوری منجر به آن شده تا دیگر شیوه‌های سنتی و دستی گزینه قابل قبول برای این سازمان‌ها نباشد و درج گزارش‌ها به شیوه دیجیتال جای رویه‌های سنتی گذشته را بگیرد. نرمافزارهای حسابداری به این رویه مواسات می‌کنند.
جلوگیری از بروز خطای انسانی
از جمله بارزترین مزیت‌های نرم‌افزار مالی؛ کاستن خطاهای کاربر در درج و ذخیره گزارش‌های حسابداری است. به طوری که جابجایی فقط یک عدد و رقم نیز می‌تواند برای یک سازمان گزاف تمام شود؛ بدین جهت بکارگیری گونه‌های مختلف نرمافزارهای حسابداری شیوه‌ای برتر برای جایگزینی روش‌های پراشتباه سنتی و دستی است.
تسریع در رویه فرایند کارها
راه‌حل‌های نرم‌افزاری رویه بسزایی در سرعت دادن به انجام امور و جلوگیری از تلف شدن وقت دارند به طبع نرمافزارهای اتوماسیون حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.
با انجام این امور دیگر احتیاج به تلف شدن ساعت‌ها وقت برای درج و ذخیره تفسیرهای مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرم‌افزار انجام می‌شود. بنابراین می‌توان زمان اضافه را صرف انجام امور مهم‌تری کرد.
سرعت بخشیدن به نظارت و کنترل داخلی
در قدیم ایام که داده‌ها به صورت سنتی و از طرق دستی و کاغذ درج می‌شد، اکثر اوقات حجم زیادی از اسناد کاغذی موجود بود که پیدا کردن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار وقت بری بود. ضمن اینکه در برخی اوقات بررسی اطلاعات مهم در لابه‌لای پوشه‌های مختلف میسر نبود.
ولی یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های نرم‌افزار مالی دسته‌بندی داده‌ها و دستیابی نظام‌مند به اطلاعات در هر لحظه است. قابلیت فوق‌الذکر توانایی بررسی و پالایش کارکرد مالی را برای مسولان مالی فراهم نموده است.
افزایش حفاظت و امنیت از اطلاعات
درج سنتی سندها احتمال خطر پذیری زیادی دارد به علت اینکه هر لحظه احتمال به وجود آمدن اتفاقی از جمله حوادث ناگوار طبیعی مثل آتش‌سوزی و یا حوادث انسانی همچون یک تسامح ساده منجر به از بین رفتن اطلاعات و سندهای ارزشمند می‌شود.
ولی در نرم‌افزار حسابداری در اکثر غریب‌به‌التفاق این موارد و سایر موارد خطر پذیر با راه‌کاری هوشمندانه مرتفع شده است. به واسطه اینکه کلیه اطلاعات به شیوه‌ای نظام‌مند و صحیحی نگاشت می‌شوند. افزون بر این با بکارگیری برنامه‌های ابری توانایی ایجاد نگاشت های متعدد در چندین سیستم دیگر را با بکاربستن فناوری نوین جهت حفاظت چند لایه از داده‌ها وجود خواهد داشت.
ساخت گزارش‌های دقیق و لحظه‌ای
از جمله وظایفه‌های مهم حسابدار فراهم نمودن وضعیت حساب‌ها و تهیه گزارش‌های متنوع از صورت‌های مالی کسب‌وکار جهت گزارش به مسولان بالارده و نهادهای بیرونی است. در قدیم ایام فراهم سازی این موضوع خیلی زمان‌بر و اغلب با خطا همراه بود. نرم‌افزار حسابداری کاربر را در تهیه و فراهم سازی انواع گزارش‌های مالی و خواسته شده از طرف مدیریت همراهی می‌کند.
جهت توضیح بهتر این موضوع مسول حسابداری سازمانی را در نظر بگیرید که برای تهیه گزارشی از کیفیت و چگونگی طلب کاری مجموعه از سایرین به مدیر بالارده خود را دارد برای این کار زمان محدودی در اختیار دارد روال عادی این است که بدون بکارگیری نرم‌افزار مالی تهیه آن کاری سخت و بسیار وقت تلف‌کن است.
انواع نرمافزارها برای حسابداری کدامند و چه تفاوت‌هایی دارند؟
نرمافزارهای حسابداری از واحد‌ها و تکه‌های مختلف و متعددی تهیه می‌گردند که در یک ساختار منظم با هم یک نرم‌افزار کامل حسابداری را به وجود می‌آورد. برای اینکه تشخیص داد چه نوعی از آنها جهت فعالیت کسب‌وکار ما مناسب است به موارد گوناگونی وابسته است که می‌توان مواردی همچون:
نوع پیشه کسب‌وکار در چه راستایی قرار دارد.
چه نرم‌افزاری توانایی تسریع و بهینه کردن امور آن سازمان یا کسب و کار را دارد؟
با این تفاسیر، عموما نرمافزارهای مالی را از بعدهای مختلفی می‌توان مورد بررسی قرار داد. بدین صورت که چندین گونه نرم‌افزار مالی و حسابداری را که از هم تفکیک شده به اطلاع می‌رسانیم:
نرم‌ابزار حسابداری فروشگاهی: بهترین گزینه برای نوع‌های مختلف فروشگاه‌ها همچون زنجیره‌ای، هایپرمارکت است.
نرم‌ابزار حسابداری تولیدی: گزینه‌ای مناسب برای صنوف تولیدی و کارخانه‌ها است.
نرم‌ابزار حسابداری شرکتی: انتخابی منحصر به فرد برای موسسه‌های خدمات دهنده، بازرگانی-تجاری و سایر تولیدی‌های مختلف است.
نرم‌ابزار حسابداری صنفی: انتخابی مناسب جهت اصناف مختلف است.
قابل توجه است که افزون بر این خوشه سازی فوق الذکر که طبع نظر گردید، شایسته است که توانایی این موضوع را در شیوه به کارگیری و نمایش آن هم به حضور رساند: عموما مرسوم است که این نرمافزارها از دو شیوه سنتی یا همان «درون سازمانی» و یا به صورت ابری قابل تهیه و عرضه هستند.
نرم‌افزار حسابداری ابری یا «براساس وب»: در این شیوه امکانات و ساز و کار مورد نظر برای برپا سازی نرم‌افزار به وسیله عرضه کننده بیرونی ارایه می‌شود و موسسه خریدار فقط به واسطه احتیاج خود از طریق اینترنت و از راه دور از نرم‌افزار حسابداری بهره می‌برد که اصولا این راه‌کار از بعد هزینه‌ای مقرون به‌صرفه‌تر دارد.
نرم‌افزار حسابداری سنتی: در نگارش‌های سنتی، غرض‌مان همان «عرضه نرم‌افزار در محل» است کلیه ساز و کار مورد احتیاج جهت برپا سازی و به کارگیری از نرم‌افزار مورد نظر همچون امکانات و تجهیزات سخت‌افزاری به وسیله خود شرکت فراهم و نرم‌افزار به صورت فیزیکی تهیه و بر روی سیستم نصب می‌شود. این شیوه از به کارگیری نرم‌افزار عموما هزینه مالی زیادتری به نسبت شیوه ابری بر دوش سازمان‌ها می‌گذارد.
در گروه‌بندی‌های متداول نرمافزارهای حسابداری به گونه‌های مختلف آن اشاره گردید، بالطبع عموما برای استفاده از پکیج‌های نرم‌افزار مالی از گونه‌های مختلف نرم‌افزار حسابداری همچون دفاتر کل، دارایی‌ها، صورت‌های مالی، خزانه‌داری، صدور چک و مواردی از این گونه‌های فوق‌الذکر در نظر گرفته می‌شود.
حرف آخر
در این نوشتار در رابطه با اینکه نرم‌افزار حسابداری و مالی چه کاری انجام میدهد صحبت به میان آمد. از برتری‌ها و کاربردهای نرم‌افزار حسابداری سخن به میان آمد. از گونه‌های مختلف این نرم‌افزار نام برده شد؛ بدون تردید هر کسب‌وکاری از ضم‌ضم‌های به وجود آمدن تا خاتمه فعالیت خود به راه‌کارهای نظام‌مند همچون سیستم نرم‌افزاری برای سر و سامان بخشیدن به امور مالی خود نیاز مبرم دارد.
شرکت نرم افزاری سینا پردازش سالیان متمادی است که راه‌حل‌های مالی را در فرم‌های نرمافزارهای یکپارچه سینا پردازش و سینا پردازش ابری به مشاغل و کسب‌وکارها ارایه می‌نماید. نرم افزار حسابداری تحت وب «سینا ابری» نرم‌افزاری به‌صرفه و با امکانات متنوع برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است.